複雑な仕事を担当する時、ややこしい手順、沢山の気を付けないといけないこと、途中で何をやっているのか分からなくなること、ありませんか？
そんな仕事を楽々とこなす人がちかくにいると、自分がダメな人に感じてしまいます。
決して、自分がダメではありません。
複雑な仕事の進め方を知らないか、やらないだけです。
複雑な「仕事をシンプルにする方法」と「シンプルにしたときのメリット」を紹介します。
仕事をシンプルにする方法
複雑に思える仕事も、実はシンプルな作業の組み合わせにすぎません。
仕事には進め方や注意すること等が、ある程度決まっていることが多く、殆どがパターン化されています。
このシンプルな作業の組み合わせパターンが分からないと、全てが初めて見るように感じて、頭で覚えようとしても覚えきれず、複雑に感じさせます。
複雑な仕事を一つ一つひも解いて、シンプルにしていきましょう。
仕事のゴール（完成、終わり方）を仮決めする
仕事のゴール（完成、終わり方）をメモする
複雑な仕事と感じるとき「どうやって仕事が終わるのか」分からなくなっていることがあります。
終わり方が分からなければ、いつまで経っても仕事が終わりません。
なぜ、「このような事が起きるのか」というと、
- 依頼する人が決めていない
- 仕事中に終わり方が変わっている
こういったケースがあるからです。
依頼する人が決めていなければ、「一旦、ここまでやります」と仮決めしておきましょう。まずは仮決めしておき、仕事の終わり方が変われば、また話し合って決めておきます。
そして、終わり方をメモしておきましょう。
メモしなくても、忘れるはずがないと思っていても、手一杯になるときにとっさに思い出せません。
こういう時は、気がつかずに一生懸命ゴールから遠ざかったりします。
何日もかかる仕事であれば、定期的に終わり方を見直すと、徐々にゴールへ近づけます。
仕事を作業に分割する
1度に全てのことをやろうとすると、混乱して、何をやっているのか分からなくなることがあります。
よく分からなくなる前に、仕事をいくつかの作業に分けましょう。
分けた作業は箇条書きでメモしておきましょう。
（分割する方法はこちら）
並行して同時に作業をした方が効率的だと思うかもしれません。
しかし、1つ1つ順番に進める方が結果として早く終わるケースが大半です。
私の経験上、同時に作業すると、注意が散漫になってミスが一気に増えます。このミスの後始末を考えると、並行して作業する時間の2倍以上、時間を使う事になります。
もちろん、実際に同時に作業した方が効率的なケースもあります。
（並行して作業する方法はこちら）
作業の流れを仮決めする
仕事を作業に分割したら、作業をする順番を考えて、決めます。
どの順番で作業するかによって、効率の良し悪しが変わることがあります。
効率の良い作業の順番を決めることができればいいですが、やってみないと分からないこともあります。
順番で悩むようであれば、箇条書きしたメモ順番通りにやってみるといいでしょう。
効率の良い順番が分かるのであれば、箇条書きしたメモに順番を書く、箇条書きの順番を入れ替えるなどしておくといいでしょう。
仕事を作業に分割する
分割の目的
シンプルな作業に分割した時のメリット
仕事を分割すると、メリットは大きく2点あります。
- 作業に区切りができる
- 意識に余力ができる
作業に区切りができる
作業と作業の間に区切りができるので、どこまで作業が進んだのか確認しやすくなります。
仕事が進んでいる実感がありますので、次の作業へのやる気にしやすくなります。
どこまで作業が進んだのか分からないと、やる気も出にいですし、嫌になってしまいます。
仕事自体が嫌になってしまえば、「終わらない」→「嫌になる」→「遅くなる」→「終わらない」と悪循環に陥ってしまいます。
意識に余力ができる
人が同時に意識できる数は、３～４つといわれています。雑音が入ってくるとさらに減ってしまいます。
（人が意識できる数）
作業をシンプルになるように分割することで、意識に余力を置くことができます。
この意識に余力があると、
- ミスをしないように注意できる
- 作業を身に着けることができる
- 作業をする精神的な負担が軽い
シンプルな作業に分割した時のデメリット
では、デメリットは何があるでしょうか？
- 作業に取りかかるのが、遅くなる
- 無駄な作業が増える
急ぎの仕事だと、致命的に思えるデメリットです。
仕事のスピードとクオリティとでバランスをとる必要があります。
ただ、仕事に慣れないうちは、スピードよりクオリティを優先した方がいいでしょう。
クオリティを優先してスピードを犠牲にしているように見えますが、長い目で見れば、何度も仕事をするうちにクオリティを維持したままスピードアップできるようになります。
分割した作業ごとにゴールを決める
「ここまでやったらこの作業は終わり」という風に決めます。
慣れないうちはどうすれば終わりなのか、メモしておきましょう。
慣れてくればメモしなくてもできるようになります。
ゴールを決めずに作業しはじめないように注意しましょう。
終わりが分からないと、ストレスを感じやすくなります。
分割する方法
作業内容で分割
作業内容で分割する方法です。
資料を作るケース
- 誰にどのようなものを伝える資料なのか、いつまでに作るのか、確認する
- 資料の章立てと記載する概要を作る
- 資料に必要な情報を集め、どの章に必要な情報か当てはめる
- 各章に記載する概要に合わせた内容を作る
- 全体を遠しで読み直し、説明不足な点がないか、理解されるないようかチェックする
- おかしな点を修正する
- 報告する
「どこまで分割するのか」は人それぞれですが、はじめてやる作業であればもっと細かく分割してもいいかもしれません。
特にチェックする作業では、説明不足な点がないか読んでチェックする作業と理解してもらえるか読んでチェックする作業を分けましょう。
慣れないうちに、一度にチェックしようとすると、統一感のない修正をしてしまいます。
作業時間で分割
1時間以上、ずっと同じ作業をするのであれば、時間を分けましょう。
例えば、25分間作業して、5分間ほど作業の進捗を見返す。そしてまた25分間作業するという形です。
時間の区切り方は、作業内容によって異なると思います。時間サイクルがどの程度が効率的なのか自身で探ってみましょう。
仕事を分割してルーティンにする
仕事を分割して作業を行うようにすると、似た作業のパターンが意外と多いことが分かってきます。
作業に慣れてくると、強く意識していないのに危ないところを注意するようになっていたり、深く考えずに次は何をするか、反射的に作業できるようになります。
作業が身についていれば、黙々と行うことができるので、次第にルーティンになるでしょう。
作業がルーティンになると
作業がルーティンになるメリット
- 深く考えずに、仕事をすることができる。
- 黙々と仕事をすることができますので、精神状態が安定しやすくなる。
- 別のことを考える余裕ができる。
- 並行して作業するようになれる
作業がルーティンになるデメリット
- ルーティンを崩したくなくなる
仕事の目的を外れないようにしましょう。
ルーティンが1度できてしまうと、慣性の法則のようにルーティンを崩したくなくなります。
つまり、仕事の目的を見落とすことになり「自分のやりたいようにしたい」に寄せようとしてしまいます。
定期的に仕事の目的を見直して、ルーティンも見直すようにしましょう。
ルーティンにするには、3回作業する
「21日の法則」というものがあります。
習慣にするには、21日続けないといけません。
ただ、21日も同じ作業をすることは、現実的ではありません。
まずは、3回やりましょう。
- 1回目は流れを把握する
- 2回目は注意することを1つ意識してやる
- 3回目は気になることがないか、意識してやる
作業を身に付ける
3回やれば、人によって時間差はありますが、ある程度身に着けることができます。
いったん身に着ければ、次に似たような作業をするときに、流用できます。
また「あの作業に似ているな」と気づくことができます。
そうすれば、徐々に時間をかけずにできるようになります。
身に着けた作業の数が多ければ多いほど、新しい作業に対応できるようになります。
繰り返すことで、徐々に早くなります。
いつまで身につかない
3回やっても、身につかないと感じるのであれば、作業の分割が足りていないのかもしれません。
1度に全てを身に着けようとしていると、100％ではないと身についていないように感じるからです。
作業をもう少し細かく分割して試しましょう。
また、身についていない点を気にするより、何が身についたかを気にするようにしましょう。
どうしても、1度にやってしまった方が効率的だと考えてしまう
その場の効率だけ見れば、効率的のケースがあります。
ただ、仕事として考えると、その場だけを見るよ長い期間を見た方が、結果的に効率がよくなることがあります。
人それぞれ差はありますが、1度にできる数（キャパシティ）には上限があります。
1度にできる数の上限まで詰め込んでしまえば、覚えようとする意識も持つことができません。
少し余力を残していた方が、覚えることができるのです。
ケースバイケースで、使い分けるようにしましょう。
大切なのは疑うこと。｢くまモン｣を成功させたクリエイティブディレクターの発想術
